GENEL TRANSFER HİZMETİ
Transfer Kavramı ve Kullanılan Terimler
Transfer, turizm sektöründe paket tur satın almış turistlerin, geldikleri hava alanından
(gar, liman ya da otobüs terminalinden) uygun araç ve elemanla alınarak konaklayacakları
otellerine; konaklama sürelerinin bitiminde de konakladıkları otellerinden alınarak gidiş hava
alanına (gar, liman ya da otobüs terminaline) götürülmeleri işlemidir.
Kullanılan Terimler
· INTERNATIONAL TERMINAL: Dış hatlar terminali.
· DOMESTIC TERMINAL: İç hatlar terminali.
· CHARTER TERMİNALİ – Tarifeli ya da düzenli seferler dışında gerçekleşen
uçuşlarla seyahat eden yolcular için ayrılmış terminal binası.
· CHECK-IN – Hava alanı terminallerinde, hava yolu veya yer hizmeti kuruluş
görevlilerinin, yolcuların bilet, bagaj işlem ve kontrollerini yapmaları
anlamındadır.
· CHECK-IN KONTUARI – Terminallerde, yolcuların check-in işlemlerinin
yapıldığı donanımlı masalardır.
· CHECK-IN SALONLARI- Terminallerde check-in kontuarlarının toplu halde
bulunduğu bölümlerdir.
· CIP YOLCUSU – Ticari öneme sahip kişi.
· DUTY FREE SHOP – Hava alanlarında, gümrük vergisi alınmadan alış-veriş
yapılan dükkanlardır.
· EL BAGAJ ARABALARI – Hava alanlarında, yolcu eşyasını taşımak üzere
yararlanılan portatif mekanik taşıyıcılardır.
· APRON – Bir hava alanında, uçakların park edilmeleri, akaryakıt ikmallerinin,
yolcu, yük, posta ve kargonun indirilmesi ve bindirilmesi işlemleriyle uçakların
bakımlarının yapılabilmesi için ayrılmış sahalardır.
· VIP – Çok önemli kişi. Unvanları Başbakanlık tarafından listelenen kamu
kuruluşlarının önde gelen yöneticileri.
· ARR -Arrival (Varış)
· DEP- Departure (Kalkış)
· DEST- Destination (Gidilecek yer – hedef)
· DLA- Delay (Gecikme)
· INFO- Information (Bilgi)
· WELLCOME COCTAIL: ( Hoş Geldin Kokteyli ) Genellikle yolcuların otele
yerleştiklerinin ikinci günü, önceden belirlenmiş bir saatte, otel rehberi
tarafından düzenlenen konuklarla tanışma ve bilgilendirme ve tur satışı yapma
toplantısı.
· INFO STANDI: Acente tarafından otel lobisine konulan, acentenin sunduğu
hizmetler ve konukları ilgilendiren duyuruların yer aldığı ilân panosu.
· INCOMİNG ACENTA: Yurtdışından gelen grupların ve kişilerin transferini
yapmak, onları konaklama birimlerine yerleştirmek, yiyecek ve içecek
ihtiyaçlarının karşılanması sırasında onlara yardımcı olmak, ülke içindeki turları
düzenlemek ve bu arada günlük şehir içi turları organize etmek ve rehberlik
hizmetleri vermek gibi işleri yürüten seyahat acenteleri.
· OTEL REHBERİ ( HOTEL GUIDE ): Kaldıkları otellerde acentenin konukları
ile ilgilenen, onların sorunlarını çözen, tur satışı yapan görevlilerdir.
· TURİST REHBERİ (TOUR GUIDE – REISEFÜHRER ): Seyahat acentelarinin
düzenledikleri turlarda, ülke, gezilen yerler ve eserler hakkında turistlere bilgi
veren, gezi süresince onlara yardımcı olan, Turizm Bakanlığı tarafından verilmiş
kimliğe ( kokart ) sahip tur yöneticisi.
Transfer Elemanı ve Özellikleri
Transfer işlemini gerçekleştiren seyahat acentesi çalışanına transfermen denilir. Bu
sözcük, dilimize İngilizceden geçmiştir. Transfermen: Geliş transferlerinde misafirleri
havaalanında karşılayan, transfer aracına binmelerine yardım eden, misafirlere transfer
aracında ülke ve yöre hakkında genel bilgiler veren, misafirleri kalacakları otellere dağıtan,
gidiş transferinde misafirleri otellerden toplayarak, zamanında hava alanına ulaşmalarını
sağlayan, mesleğe yeni başlamış, sorumluluk alan, genç, nitelikli seyahat acentesi
personelidir.
Yaptığı görev itibarıyla transfermen seçimi, bir acente için çok önemlidir. Gelen
konuğu ilk karşılayan kişi olması nedeniyle, acenteler transfermen seçiminde çok titiz
davranır.
Transfermenin Görevleri
· Tanımından anlaşıldığı gibi konukların geldikleri hava alanından (gar, liman ya
da otobüs terminalinden) uygun araçlarla alınarak konaklayacakları otellerine;
konaklama sürelerinin bitiminde de konakladıkları otellerinden alınarak gidiş
hava alanına (gar, liman ya da otobüs terminaline) götürülmeleri esnasında
onlara eşlik etmek.
· Transfer yolculuğunun güven içerisinde yapılmasını sağlamak.
· Transfer yolculuğu esnasında, konukların tatilleri süresince ihtiyaç
duyabilecekleri konular hakkında bilgi vermektir.
Transfer Departmanının Seyahat Acenteleri Organizasyonundaki Yeri ve Önemi
Transfer departmanı, işlevleri açısından bir seyahat acentesinin en önemli
departmanları arasındadır. Konukların karşılanması, uğurlanması, konaklayacakları tesislere
yerleştirilmeleri esnasında uygulanacak usuller ve davranış biçimlerini tespit etmek ve
uygulamak, bu bölümün görevleri arasındadır. Bunların sonuçları, tatiliyle ilgili olarak
turistin vereceği kararı, doğrudan etkilemektedir. Turistin vereceği olumlu ya da olumsuz
karar, yalnızca acentenin prestijini, gelirlerini etkilemekle kalmayıp ülkenin de imajını
etkileyecektir. Kısacası, bir transfermen, yalnızca çalıştığı şirketi değil, ülkesini de temsil
ettiğini unutmamalıdır.
Transfer departmanının seyahat acentesi organizasyonu içindeki yerine kısaca bir göz
atalım.
INCOMING ACENTA ORGANİZASYON ŞEMASI
(YerelKarşılayıcı Seyahat Acentesi)
Transferde Kullanılan Belgeler
Seyahat Acentaları Kuruluş Kanunu, yasal zorunlulukları şöyle sıralamaktadır:
Seyahat acentesinin transfer faaliyetinde, transfer görevlisinde aşağıdaki belgelerin
bulunması zorunludur (Madde 32)
· Seyahat acentesi işletme belgesinin noter ya da TÜRSAB ( Türkiye Seyahat
Acenteleri Birliği ) tarafından onaylanmış sureti
· Transferi yapılan yolcu listesi
· TÜRSAB araç plâkası ve turist taşıma aracı belgesi
· Araç, seyahat acentesi tarafından kiralanmış ise sözleşme sureti
· Transfer görevlisine ait, TÜRSAB tarafından verilen seyahat acentesi personel
kimlik kartı veya görevli olduğuna ilişkin seyahat acentesi yazısı.
TRANSFER ÖNCESİ HAZIRLIKLAR
Gelen-Giden Konuk Listesinin Alınması
Transfer Departmanı, rezervasyon bölümünden günlük (ertesi günün) gelen – giden
konuk listelerini ve uçuş bilgileri listesini alır.
Transfer Listesinin Hazırlanması
Gelen- Giden konuk listeleri ve uçuş bilgileri listesi incelenir. Geliş ve gidiş transfer
listesi hazırlanırken şu sıralamaya dikkat edilir:
· Aynı saatte, gelecek ve gidecek yolcular ayrı ayrı gruplandırılır.
· Yolcuların konaklayacakları ve alınacakları oteller; bulundukları bölgelere, aynı
güzergâh üzerinde olup olmadığına dikkat edilerek gruplandırılır.
· Geliş ve dönüş programları birbirine uyan gruplar birleştirilir. Uymayan
grupların transferi, ayrı plânlanır.
BELEK OTELLER : 1. Asteria 2.Mega Saray 3. Adora 4. Tat Beach 5. IC Santai 6. Sirene
Residence 7. Sirene Golf 8. Aldiana 9. Kaya 10. Sun Zeynep 11. Varuna 12. Altis 13. Papillon
14. Marmara 15. Attaleia 16. Mia Belpark 17.Belpark Village 18.Belconti 19. Arcadia 20.Grida
21. Alibey 22. Sillyum 23. Cornelia 24. Rixos 25. Pine Beach 26. Pine Beach Resort 27. Atlantis
28. Gloria Verde 29. Zeugma 30. Cesar’s 31. Letoonia 32. Gloria Golf 33. Xanadu 34. Robinson
Hava Alanı Operasyonunda Kullanılan Araç-Gereçlerin Hazırlanması
Hava alanı operasyonunda ihtiyaç duyulacak birçok malzeme bulunmaktadır. Bunlar,
yukarıda anlatıldığı gibi yasal zorunluluklar ve acentenin çalışma sisteminden kaynaklanan
malzemelerdir.
· Transfer listesi
· Transfer raporu
· İnfo dosyası
· Tur operatörü tanıtım levhası
· Türsab plakası
· Stand numarası
· Telsiz-telefon gibi iletişim aracı
Hava Alanı Operasyon Sorumlusu ile İrtibata Geçerek
Uçuşların Son Durumunun Sorulması
Transfer operasyonunu başlatmadan önce, son kez hava alanı operasyon sorumlusu ile
iletişim kurularak uçuşların son durumu hakkında bilgi alınır. Bilindiği gibi tatil paketleri,
çoğunlukla charter uçaklar ile gerçekleştirilmektedir. Gerek hava yollarından, gerekse hava
limanlarının yoğunluğundan zaman zaman gecikmeler yaşanmaktadir. Olağandışı olayların
önceden bilinmesi, operasyonun sağlıklı gerçekleştirilebilmesi açısından çok önemlidir.
Transfer Listesindeki Değişikliklerin Kaydedilmesi
Tüm uçuşlar kesinleştiğinde, transferlerinde değişiklik yapılması gereken yolcu ve
gruplar oluşmuşsa, yeni duruma göre düzenleme yapılır.
Transfer Listesine Uygun Olarak Araç ve Personel Seçiminin
Yapılması
· Transfer araçlarının kapasiteleri dikkate alınarak yolcular mümkün olan en kısa
zamanda dağıtılacak şekilde gruplandırılır.
· Transfer listeleri kesinleştikten sonra, araçlar-kaptanlar ve transfermenler
görevlendirilir.
İlgili Personelle ( Araç ve transfermen, ofis operasyonu, otel
rehberi ) İrtibata Geçilmesi
Transferler için görevlendirilen araçlara ve transfermenlere, buluşma yeri ve saatleri
bildirilir. Gerekli transfer listeleri ve araç-gereçler teslim edilir. Otel rehberleri (Acentenin
konukları ile kaldıkları otellerde ilgilenen, sorunlarını çözen, tur satışı yapan görevliler) ile
iletişim kurularak, grupların varış saatleri bildirilir.
Hava Alanına Zamanında Varılması
Geliş transferi için uçağın iniş saatinden, dönüş transferi için uçağın kalkış saatinden 2
saat önce hava alanında olmak gerekir.
Karşılaşılabilecek Olası Sorunlara Çözüm Getirilmesi
Transfer sırasında bazı sorunlarla karşılaşılabilir. Uçağın gecikmesi, beklenen
yolcunun gelmemesi, rezervasyonsuz yolcunun gelmesi, transfer aracının zamanında
bulunması gereken yerde olmaması, trafiğin yoğunluğu nedeniyle transfer süresinin uzaması
gibi. Bu gibi durumlarda izlenecek yol şöyle olmalıdır:
· Makul bir sürede çözülebilecek bir problem ise hızlı karar verip uygulanmalıdır.
· Çözümü mümkün değilse veya çözüm, transferi aksatacak kadar uzun süre
alıyorsa, en kısa sürede transfer yöneticisine bilgi verilmelidir.
· Verilecek talimata göre hareket edilmelidir.
işlem Basamakları Öneriler
· Rezervasyon departmanından gelen konuk listelerini doğru analiz ederek
(gruplandırarak) bilgisayara giriniz.
· Rezervasyon departmanından gelen uçuş listelerini, hatasız olarak bilgisayara
giriniz.
· Gelen-giden konuk listesine uygun olarak transfer listesini hazırlayınız.
· Transfer listesine uygun olarak araç ve personel seçimi yapınız.
· Hava alanı operasyonunda kullanılan araç ve gereçleri hazırlayınız.
· Hava alanı operasyon sorumlusu ile irtibata geçerek uçuşların son durumunu
öğreniniz. Değişiklikleri transfer listesine kaydediniz.
· Araç personeliyle, transfermenlerle ve otel rehberleri ile irtibata geçiniz. Onlara
görevlerini bildiriniz.
· Belirlenen misafir gruplarına göre araçları numaralandırarak, araçların
zamanında transfer mevkiine ulaşmalarını sağlayınız.
· Karşılaşılabilecek olası sorunlara hazırlıklı olunuz.
· Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
· Koordinasyona dikkat ediniz.
· Unutmayın, zamana karşı yarışıyorsununuz.
· Pratik olunuz.
· Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
· Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
· Gülümseyiniz.
ME VE DEĞERLENDİRME
GELİŞ TRANSFERİ
Konukların Hava Alanı İşlemleri
Hava Alanında Konukların Karşılanması
Hava alanı geliş (arrival) terminalinde beklenerek konuklar karşılanır.
Konukların Gümrük, Vize, Pasaport İşlemlerinin Yapılması
Konuklar gümrük, vize, pasaport işlemleri sırasında problemle karşılaşırlarsa, onlara
yardımcı olunur. Bugün, pek çok ülke vatandaşı ya vizesiz ya da bandrol vize (hava
alanında) alarak ülkemize girmektedir. (Detaylı bilgi: www.disisleri.gov.tr adresinden
edinilebilir.)
Konukların Kayıp-Hasarlı Bagaj Sorunlarının Çözülmesi, Emanet Eşya
İşlemlerine Yardımcı Olunması
Konukların, kayıp ve hasarlı bagajları varsa bu konuda yardımcı olunur. Kayıp
bagajlar için hava yolu şirketine başvurularak kayıp formu doldurulur. Emanet eşya
bırakmak isteyen yolcular, emanet eşya bırakma ofisine götürülür
Geliş Transferini Gerçekleştirme İşlemleri
Konukların Acente Standında Toplanarak Transfer Aracının Numarasının
İletilmesi
Gelen yolcular acente standı önünde toplanır. Gelen yolcu listesinde isimleri olup
olmadığı kontrol edilir. Gelen yolcular işaretlenir ve binecekleri transfer aracının numarası
söylenir.
Transfermen Tarafından Araç Başında, İsim Listesinden Gelen Konukların İsim
Kontrolünün Yapılması
Araç başında, isim listesinden gelen yolcuların tekrar kontrolü yapılır. Bagajları
alınarak araca yerleştirilir.
Tüm Konuklar Binince Hareket Edilmesi
Konuklar, araca binince sayım yapılır ve problem yoksa hareket edilir.
Konukların Topluca Selâmlanması ve Transfermenin Kendini Tanıtması
Transfermen, konukları selâmlar, kendisini ve kaptanı tanıtır.
Voucher Kontrolünün Yapılması ve Teşekkür Edilmesi
İsim listesine göre transfer voucher’ları (hizmet belgesi) yolculardan toplanır.
Voucher, turistin satın aldığı hizmetleri gösteren ve tur operatörü tarafından verilen belgedir.
Voucher’in bir kopyası transfer için transfermen tarafından alınır. Bir kopyası ön büro
tarafından otele girişte alınır, bir kopyası misafirde kalır.
Hava Alanından Çıktıktan Sonra Transfer İnfosunun Verilmesi (Genel, Varış
Ülkesi Hakkında, Seyahat ile İlgili, Turistik İşlemler ile İlgili vb.)
Yolda, genel olarak yolculuk, transfer süresi, oteller, hoş geldiniz kokteyli, ülke
hakkında kısa bilgi, döviz, telefon, ulaşım vs. hakkında bilgi verilir.
Otellerin Ön Büro Bölümüne Kadar Konuklara Eşlik Edilmesi
Konaklayacakları otellere gelindiğinde, her yolcunun bagajları indirilir, konuk ile otel
resepsiyonuna gidilir ve konuğun otele yerleşmesi sağlanır.
Transfer Bitiminde Transfer Raporunun Hazırlanıp Ofise Teslim Edilmesi
Transferin bitiminde bir rapor düzenlenerek ofise teslim edilir.
Geliş transfer raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:
· Transfer tarihi , saati ve buluşma noktası
· Transfer aracı ve transfermen
· Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
· Transfer güzergâhı
· Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar , problemler ve çözümler
İşlem Basamakları Öneriler
· Hava alanında kullanılacak araç ve gereci eksiksiz hazırlayınız ve
operasyondan gelen transfer listesine uygun olarak hava alanında konukları
karşılayınız.
· Konukların, hava alanı işlemlerine; hava alanı operasyon sorumluları ile
koordineli çalışarak yardımcı olunuz.
· Geliş transferini, gelen yolcunun yabancı dilinde hatasız gerçekleştiriniz.
· Otellerin ön bürosuna kadar konuklara eşlik ediniz.
· Transfer bitiminde, transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
· Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
· Koordinasyona dikkat ediniz.
· Unutmayınız. Zamana karşı yarışıyorsunuz.
· Pratik olunuz.
· Yabancı dillerde bölgeni tanıtan yayınları okuyunuz.
· Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
· Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
· Gülümseyiniz.
ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME
VE DEĞERLENDİRME
DÖNÜŞ TRANSFERİ
Dönüş Transferi Hazırlıkları
Rezervasyon Departmanından Gelen Dönüş Uçuş ve Dönüş Yolcu Listesinin
Alınması
Rezervasyon Departmanından, gelen dönüş uçuş ve dönüş yolcu listeleri alınır.
Konaklama İşletmelerinin Uçuş Saatlerine Göre Gruplandırılması
Dönüş uçuş saatleri dikkate alınarak uygun olan oteller gruplandırılır.
Hava Alanına En Uzak Konaklama İşletmesinden Başlayarak Dönüş Transferi
Alınış Saatlerinin Ayarlanması
Aynı araçla transferi yapılacak yolcuların dönüş saatleri, tahmini transfer süresi de
dikkate alınıp uçuş saatinden en az 2 saat evvel, hava alanında bulunmaları sağlanacak
şekilde ayarlanır (Tahmini transfer süresi 60 km/saat ve her bir otel için 5 dakika bekleme
süresi önerilir). Örnek: Antalya – Xanadu Otel : 45 km, Hava alanı – Xanadu Otel : 30 km
Dönüş Transferi İçin Araçların ve Elemanların Görevlendirilmesi
Dönüş transferi operasyonu için uygun araçların ve personelin görevlendirilmesi
yapılır.
Dönüş Transferi Alınış Saatlerinin Misafirlere Duyurulması
· Belirlenen transfer saatleri, konuklara bildirilir. Bildirme işlemi, birkaç yöntemle
olur.
· Otelde görev yapan otel rehberine bildirilerek lobideki acenta standına asılır.
· Standı olmayan otellerde, doğrudan yolcuya iletilmek üzere faksla bildirilir.
Dönüş Transferi İşlemleri
Ulaşım Aracı İle Buluşularak İlk Otele Hareket Edilmesi
Transfer günü, buluşma noktasında transfer aracı ile buluşulur ve transfer yapılacak ilk
(hava alanına en uzak mesafedeki) otele hareket edilir.
Konukların Otellerden Sırayla Alınması ve İsimlerinin Transfer Listesinden
Kontrol Edilmesi
Varılan her bir otelde konuklar, isim listesinden kontrol edilerek ve bagajları
yüklenerek araca alınır. Hazır olmayan yolcular, kısa bir süre aranır (transferi aksatmayacak
kadar). Yolcu bulunamadığı takdirde, otelin resepsiyonundan, otele gelindiğini ve aramalara
rağmen yolcunun bulunamadığını ifade eden bir yazı alınarak hareket edilir.
Konukların Topluca Selâmlanması, Transfermenin Kendini Tanıtması
Araçlar hareket edince transfermen, kendisini ve kaptanı tanıtır ve dönüş transferine
başlanır.
Tatillerinin Nasıl Geçtiğinin Sorulması ve Düşüncelerinin Alınması
Konuklara ilgi gösterilir, problem yaşayıp yaşamadıkları öğrenilmeye çalışılır. Acente
anket uygulaması yapıyor ise açıklama yapılarak formların doldurulması sağlanır ve formlar
toplanır.
Dönüş İnfosunun Verilmesi
Konuklar transfer süresi, uçuş ve varış saatleri, hava alanında yapmaları gerekenler
konusunda bilgilendirilirler.
Hava Alanına Girişte veya Acente Standına Varıldığında, Uçaklarının Şalter
Numaralarının, Transfermen Tarafından Hava Alanı Operasyonundan Öğrenilip
Konuklara İletilmesi
Hava alanına varıldığında, konukların uçacakları hava yollarının check-in
kontuarlarının numaraları bildirilir.
Araçtan Çıkan Konukların Hava Alanından Uğurlanması
Yolcular, iyi dilekler iletilerek uğurlanır.
Transfer Bitiminde Transfer Raporunun Hazırlanıp Ofise Teslim Edilmesi
Transferin bitiminde bir rapor düzenlenerek ofise teslim edilir.Dönüş transfer
raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:
· Transfer tarihi, saati ve buluşma noktası
· Transfer aracı ve transfermen
· Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
· Transfer güzergâhı
· Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar, problemler ve çözümler
İYETİ
İşlem Basamakları Öneriler
· Hava alanında kullanılacak araç ve gereci eksiksiz hazırlayınız.
· Operasyondan gelen transfer listesine uygun olarak otellerden alınan konukları,
hava alanına götürünüz.
· Transfer sırasında, bildiğiniz yabancı dilde, dönüş infosu veriniz.
· Konukların hava alanı işlemlerine, hava alanı operasyon sorumluları ile koordineli
çalışarak yardımcı olunuz.
· Transfer bitiminde, transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
· Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
· Konuştuğun yabancı dilde kendi alanınızla ilgili bilmediğiniz kelimeler
varsa öğreniniz ve bunları tekrarlayınız.
· Koordinasyona dikkat ediniz.
· Unutmayınız. Zamana karşı yarışıyorsunuz.
· Pratik olunuz.
· Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
· Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
· Gülümseyiniz.
ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME
ARA TRANSFER
Ara transfer, çok sık rastlanan bir transfer türü değildir. Bazen kaldıkları oteli
beğenmeyen veya tatillerinin kalan süresini başka bir otelde geçirmek isteyen konuklar
çıkabilir. Otel değiştirmek amacıyla yapılan bu transfere ara transfer denir.Ya da tur
operatörü ile imzalanan anlaşmada bulunan otel sayısı standartını aşan durumlarda ara
transfer yapılır.Örneğin, tur operatörü ile imzalanan anlaşmada bir seferde en fazla 5 otele
girilebiliyorsa ve 7 otele dağıtılacak yolcu varsa 2 otel için ara transfer yapılır.Ara
transferin diğer bir şeklide, büyük araçların giremeyeceği yollar için küçük transfer aracının
seçilmesi ve transferin gerçekleştirilmesidir.
Ara Transfer Hazırlıkları
Ara Transfer Listelerinin İncelenmesi
Ara transfer isteyen konukların isimleri, sayıları ve otellerinin bulunduğu listeler
incelenir.
Büyük Araçların Giremeyeceği Konaklama İşletmelerinin Tespit Edilmesi
Ara transferde, büyük araçların giremeyeceği oteller varsa bunlar belirlenir. Bu
duruma uygun küçük araçlar görevlendirilir.
Otel Değişikliği İsteyen Misafir Listesinin Hazırlanması
Otel değişikliği isteyen konukların ara transfer listesi, misafir sayısı göz önüne alınıp
gruplandırılarak hazırlanır.
Ara Transferde Görev Alacak Kaptan ve Transfermen İçin Görev Listesinin
Hazırlanması
Mevcut transfermenler ve araçlar dikkate alınarak:
· Öncelikle, bölgede aracımız olup olmadığına bakılır.
· Günün herhangi bir saatinde (mümkünse 09:00-14:00 arası) ara transfer
yapılacak bölgeden, başka transfer ya da benzeri işler olup olmadığına bakılır ve
görevlendirme yapılır.
Konaklama İşletmelerinin Birbirine Olan Uzaklığına Göre Misafirlerin Alınış
Saatlerinin Belirlenmesi
Transferi yapılacak tesisler arası mesafeler, dikkate alınarak misafirlerin alınış saatleri
belirlenir.
Ara Transfer Listesinin Hazırlanması
Ara transfer Listesi hazırlanır.
Ara Transfer Alınış Saatlerinin Misafirlere Duyurulması
Dönüş transferi uygulamasında olduğu gibi transfer saatleri misafirlere bildirilir. Bu
listeler otel lobisindeki duyuru panosuna asılır veya faksla otele gönderilir.
Ara Transfer İşlemleri
Ara Transfer Aracı ile Buluşularak Otele Hareket Edilmesi
Transfermen, kendisine verilen buluşma saatinde ve yerinde, transfer aracı ile
buluşarak transferi yapılacak yolcunun konakladığı tesise hareket eder.
Otelden Misafirin Alınması
Misafir, transfer saatinde otelinden alınır ve hareket edilir.
Transfermenin Kendini Tanıtması
Transfermen, konuklara kendisini ve kaptanını tanıtır.
Misafire Otelin Ön Büro Bölümüne Kadar Eşlik Edilmesi
Otele varıldığında, misafirle birlikte ön büroya gidilir. Misafirin otele giriş işlemleri
yaptırılır.
Transfer Bitiminde Ara Transfer Raporunun Hazırlanarak Ofise Teslim
Edilmesi
Ara transfer raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:
· Transfer tarihi , saati ve buluşma noktası
· Transfer aracı ve transfermen
· Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
· Transfer güzergâhı
· Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar ve problemler
Transfer bitiminde, ara transfer raporu düzenlenerek ofise teslim edilir.
UYGULAMA FAALİYETİ
İşlem Basamakları Öneriler
· Rezervasyondan gelen ara transfer listesini inceleyiniz.
· Ara transfer hazırlıklarını yapınız.
· Ara transferi hatasız gerçekleştiriniz
· Transfer bitiminde transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
· Dikkatli ve sabırlı ol. Tatlı dilin rolünü unutma.
· Konuştuğun yabancı dilde, kendi alanınla ilgili bilmediğin kelimeler varsa
öğren ve bunları tekrarla.
· Koordinasyona dikkat et.
· Gerektiğinde sorumluluk al, karar ver ve uygula.
· Kişisel bakımına ve giyimine özen göster.
İSTATİSTİKÎ LİSTELERİN
HAZIRLANMASI VE DOSYALANMASI
İstatistikler, geçmişte yapılan uygulamalar ve sonuçlarının incelenerek gelecekte
alınacak kararlara yön veren iş ve işlemlerdir. Bu nedenle kayıtlar çok ciddi tutulmalı ve bu
kayıtlardan yararlanılmalıdır.
Geçmiş Dönemlerde Kullanılan Araçlarla İlgili İstatistikî Liste
Hazırlanması
Bir önceki sezon karşılanan yolcu sayısı, yolcuların konakladıkları bölgeler,
transferlerde kullanılan araçlar ve toplam personel sayısı, gerek çalışanların gerekse
misafirlerin rapor ve anketlerine yazdıkları problemler ve bu problemlerin kaynaklarının
bilinmesi, bir sonraki sezonda daha iyi servis vermenin, %100 misafir ve personel
memnuniyetine ulaşmanın şartıdır.
Geçmiş dönemlerde kullanılan toplam araç sayısı, yapılan iş hacmi, harcanan
akaryakıt ve toplam bakım onarım giderlerinin analizi, verimliliği ölçmek açısından çok
önemlidir. Seyahat acenteleri birer ticarî işletmedir. Bu işletmelerde kârlılık esastır, kâr
etmeyen hiçbir kurum yaşamını sürdüremez. Geleceği doğru plânlamak, ancak geçmişe
ilişkin iş ve işlemlerin doğru kaydedilmesi ve analizi ile mümkündür.
Geçmiş Dönemlerde Transferlerde Görev Alan Elemanlarla
İlgili İstatistikî Liste Hazırlanması
Transferlerde görev alan elemanlarla ilgili istatistiki liste hazırlanmasının asıl amacı,
transfermenler arasında adaletli görev dağılımı yapabilmektir.
KAYNAK
T.C.MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP KONAKLAMA VE SEYAHAT HİZMETLERİ TRANSFER OPERASYONU ANKARA 2007