TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Transfer Kavramı ve Kullanılan Terimler

Transfer, turizm sektöründe paket tur satın almış turistlerin, geldikleri hava alanından (gar, liman ya da otobüs terminalinden) uygun araç ve elemanla alınarak konaklayacakları otellerine; konaklama sürelerinin bitiminde de konakladıkları otellerinden alınarak gidiş hava alanına (gar, liman ya da otobüs terminaline) götürülmeleri işlemidir.

Kullanılan Terimler

• · INTERNATIONAL TERMINAL: Dış hatlar terminali.
• · DOMESTIC TERMINAL: İç hatlar terminali.
• · CHARTER TERMİNALİ ? Tarifeli ya da düzenli seferler dışında gerçekleşen uçuşlarla seyahat eden yolcular için ayrılmış terminal binası.

• · CHECK-IN ? Hava alanı terminallerinde, hava yolu veya yer hizmeti kuruluş görevlilerinin, yolcuların bilet, bagaj işlem ve kontrollerini yapmaları anlamındadır.

• · CHECK-IN KONTUARI ? Terminallerde, yolcuların check-in işlemlerininyapıldığı donanımlı masalardır.

• · CHECK-IN SALONLARI- Terminallerde check-in kontuarlarının toplu haldebulunduğu bölümlerdir.

• · CIP YOLCUSU ? Ticari öneme sahip kişi.
• · DUTY FREE SHOP ? Hava alanlarında, gümrük vergisi alınmadan alış-veriş

yapılan dükkanlardır.

• · EL BAGAJ ARABALARI ? Hava alanlarında, yolcu eşyasını taşımak üzereYararlanılan portatif mekanik taşıyıcılardır.

• · APRON ? Bir hava alanında, uçakların park edilmeleri, akaryakıt ikmallerinin,

yolcu, yük, posta ve kargonun indirilmesi ve bindirilmesi işlemleriyle uçakların bakımlarının yapılabilmesi için ayrılmış sahalardır.

• · VIP – Çok önemli kişi. Unvanları Başbakanlık tarafından listelenen kamuKuruluşlarının önde gelen yöneticileri.

• · ARR -Arrival (Varış)
• · DEP- Departure (Kalkış)
• · DEST- Destination (Gidilecek yer – hedef)
• · DLA- Delay (Gecikme)
• · INFO- Information (Bilgi)
• · WELLCOME COCTAIL: ( Hoş Geldin Kokteyli ) Genellikle yolcuların otele

yerleştiklerinin ikinci günü, önceden belirlenmiş bir saatte, otel rehberi tarafından düzenlenen konuklarla tanışma ve bilgilendirme ve tur satışı yapma toplantısı.

• · INFO STANDI: Acente tarafından otel lobisine konulan, acentenin sunduğuhizmetler ve konukları ilgilendiren duyuruların yer aldığı ilân panosu.

• · INCOMİNG ACENTA: Yurtdışından gelen grupların ve kişilerin transferini

yapmak, onları konaklama birimlerine yerleştirmek, yiyecek ve içecek ihtiyaçlarının karşılanması sırasında onlara yardımcı olmak, ülke içindeki turları düzenlemek ve bu arada günlük şehir içi turları organize etmek ve rehberlik hizmetleri vermek gibi işleri yürüten seyahat acenteleri.

• · OTEL REHBERİ ( HOTEL GUIDE ): Kaldıkları otellerde acentenin konuklarıile ilgilenen, onların sorunlarını çözen, tur satışı yapan görevlilerdir.

• · TURİST REHBERİ (TOUR GUIDE – REISEFÜHRER ): Seyahat acentelarinin

düzenledikleri turlarda, ülke, gezilen yerler ve eserler hakkında turistlere bilgi veren, gezi süresince onlara yardımcı olan, Turizm Bakanlığı tarafından verilmiş kimliğe ( kokart ) sahip tur yöneticisi.

 Transfer Elemanı ve Özellikleri

Transfer işlemini gerçekleştiren seyahat acentesi çalışanına transfermen denilir. Bu sözcük, dilimize İngilizceden geçmiştir. Transfermen: Geliş transferlerinde misafirleri havaalanında karşılayan, transfer aracına binmelerine yardım eden, misafirlere transfer aracında ülke ve yöre hakkında genel bilgiler veren, misafirleri kalacakları otellere dağıtan, gidiş transferinde misafirleri otellerden toplayarak, zamanında hava alanına ulaşmalarını sağlayan, mesleğe yeni başlamış, sorumluluk alan, genç, nitelikli seyahat acentesi personelidir.

Yaptığı görev itibarıyla transfermen seçimi, bir acente için çok önemlidir. Gelen konuğu ilk karşılayan kişi olması nedeniyle, acenteler transfermen seçiminde çok titiz davranır.

Transfermenin Görevleri

• · Tanımından anlaşıldığı gibi konukların geldikleri hava alanından (gar, liman ya da otobüs terminalinden) uygun araçlarla alınarak konaklayacakları otellerine; konaklama sürelerinin bitiminde de konakladıkları otellerinden alınarak gidiş hava alanına (gar, liman ya da otobüs terminaline) götürülmeleri esnasında onlara eşlik etmek.
• · Transfer yolculuğunun güven içerisinde yapılmasını sağlamak.
• · Transfer yolculuğu esnasında, konukların tatilleri süresince ihtiyaç duyabilecekleri konular hakkında bilgi vermektir.

Transfer Departmanının Seyahat Acenteleri Organizasyonundaki Yeri ve Önemi

Transfer departmanı, işlevleri açısından bir seyahat acentesinin en önemli departmanları arasındadır. Konukların karşılanması, uğurlanması, konaklayacakları tesislere yerleştirilmeleri esnasında uygulanacak usuller ve davranış biçimlerini tespit etmek ve uygulamak, bu bölümün görevleri arasındadır. Bunların sonuçları, tatiliyle ilgili olarak

turistin vereceği kararı, doğrudan etkilemektedir. Turistin vereceği olumlu ya da olumsuz karar, yalnızca acentenin prestijini, gelirlerini etkilemekle kalmayıp ülkenin de imajını etkileyecektir. Kısacası, bir transfermen, yalnızca çalıştığı şirketi değil, ülkesini de temsil ettiğini unutmamalıdır. Transfer departmanının seyahat acentesi organizasyonu içindeki yerine kısaca bir göz atalım.

 

INCOMING ACENTA ORGANİZASYON ŞEMASI

(YerelKarşılayıcı Seyahat Acentesi)

Transferde Kullanılan Belgeler

Seyahat Acentaları Kuruluş Kanunu, yasal zorunlulukları şöyle sıralamaktadır:

Seyahat acentesinin transfer faaliyetinde, transfer görevlisinde aşağıdaki belgelerin bulunması zorunludur (Madde 32)

• · Seyahat acentesi işletme belgesinin noter ya da TÜRSAB ( Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği ) tarafından onaylanmış sureti

• · Transferi yapılan yolcu listesi
• · TÜRSAB araç plâkası ve turist taşıma aracı belgesi
• · Araç, seyahat acentesi tarafından kiralanmış ise sözleşme sureti
• · Transfer görevlisine ait, TÜRSAB tarafından verilen seyahat acentesi personel kimlik kartı veya görevli olduğuna ilişkin seyahat acentesi yazısı.

 

TRANSFER ÖNCESİ HAZIRLIKLAR

Gelen-Giden Konuk Listesinin Alınması

Transfer Departmanı, rezervasyon bölümünden günlük (ertesi günün) gelen ? giden konuk listelerini ve uçuş bilgileri listesini alır.

Transfer Listesinin Hazırlanması

Gelen- Giden konuk listeleri ve uçuş bilgileri listesi incelenir. Geliş ve gidiş transfer listesi hazırlanırken şu sıralamaya dikkat edilir:

• · Aynı saatte, gelecek ve gidecek yolcular ayrı ayrı gruplandırılır.
• · Yolcuların konaklayacakları ve alınacakları oteller; bulundukları bölgelere, aynı güzergâh üzerinde olup olmadığına dikkat edilerek gruplandırılır.

• · Geliş ve dönüş programları birbirine uyan gruplar birleştirilir. Uymayan grupların transferi, ayrı plânlanır.

BELEK OTELLER :

 1. Asteria 2.Mega Saray 3. Adora 4. Tat Beach 5. IC Santai 6. Sirene Residence 7. Sirene Golf 8. Aldiana 9. Kaya 10. Sun Zeynep 11. Varuna 12. Altis 13. Papillon

14. Marmara 15. Attaleia 16. Mia Belpark 17.Belpark Village 18.Belconti 19. Arcadia 20.Grida 21. Alibey 22. Sillyum 23. Cornelia 24. Rixos 25. Pine Beach 26. Pine Beach Resort 27. Atlantis

28. Gloria Verde 29. Zeugma 30. Cesar?s 31. Letoonia 32. Gloria Golf 33. Xanadu 34. Robinson

Hava Alanı Operasyonunda Kullanılan Araç-Gereçlerin Hazırlanması

Hava alanı operasyonunda ihtiyaç duyulacak birçok malzeme bulunmaktadır. Bunlar,yukarıda anlatıldığı gibi yasal zorunluluklar ve acentenin çalışma sisteminden kaynaklanan malzemelerdir.

• · Transfer listesi
• · Transfer raporu
• · İnfo dosyası
• · Tur operatörü tanıtım levhası
• · Türsab plakası
• · Stand numarası
• · Telsiz-telefon gibi iletişim aracı

Hava Alanı Operasyon Sorumlusu ile İrtibata Geçerek

Uçuşların Son Durumunun Sorulması

Transfer operasyonunu başlatmadan önce, son kez hava alanı operasyon sorumlusu ile iletişim kurularak uçuşların son durumu hakkında bilgi alınır. Bilindiği gibi tatil paketleri, çoğunlukla charter uçaklar ile gerçekleştirilmektedir. Gerek hava yollarından, gerekse hava limanlarının yoğunluğundan zaman zaman gecikmeler yaşanmaktadir. Olağandışı olayların önceden bilinmesi, operasyonun sağlıklı gerçekleştirilebilmesi açısından çok önemlidir.

 Transfer Listesindeki Değişikliklerin Kaydedilmesi

Tüm uçuşlar kesinleştiğinde, transferlerinde değişiklik yapılması gereken yolcu ve gruplar oluşmuşsa, yeni duruma göre düzenleme yapılır.

  Transfer Listesine Uygun Olarak Araç ve Personel Seçiminin Yapılması

• · Transfer araçlarının kapasiteleri dikkate alınarak yolcular mümkün olan en kısazamanda dağıtılacak şekilde gruplandırılır.

• · Transfer listeleri kesinleştikten sonra, araçlar-kaptanlar ve transfermenler görevlendirilir.

 İlgili Personelle ( Araç ve transfermen, ofis operasyonu, otel rehberi ) İrtibata Geçilmesi

Transferler için görevlendirilen araçlara ve transfermenlere, buluşma yeri ve saatleri bildirilir. Gerekli transfer listeleri ve araç-gereçler teslim edilir. Otel rehberleri (Acentenin konukları ile kaldıkları otellerde ilgilenen, sorunlarını çözen, tur satışı yapan görevliler) ile iletişim kurularak, grupların varış saatleri bildirilir.

  Hava Alanına Zamanında Varılması

Geliş transferi için uçağın iniş saatinden, dönüş transferi için uçağın kalkış saatinden 2 saat önce hava alanında olmak gerekir.

  Karşılaşılabilecek Olası Sorunlara Çözüm Getirilmesi

Transfer sırasında bazı sorunlarla karşılaşılabilir. Uçağın gecikmesi, beklenen yolcunun gelmemesi, rezervasyonsuz yolcunun gelmesi, transfer aracının zamanında bulunması gereken yerde olmaması, trafiğin yoğunluğu nedeniyle transfer süresinin uzaması gibi. Bu gibi durumlarda izlenecek yol şöyle olmalıdır:

• · Makul bir sürede çözülebilecek bir problem ise hızlı karar verip uygulanmalıdır.
• · Çözümü mümkün değilse veya çözüm, transferi aksatacak kadar uzun süre alıyorsa, en kısa sürede transfer yöneticisine bilgi verilmelidir.
• · Verilecek talimata göre hareket edilmelidir.

işlem Basamakları Öneriler

• · Rezervasyon departmanından gelen konuk listelerini doğru analiz ederek (gruplandırarak) bilgisayara giriniz.
• · Rezervasyon departmanından gelen uçuş listelerini, hatasız olarak bilgisayara giriniz.
• · Gelen-giden konuk listesine uygun olarak transfer listesini hazırlayınız.
• · Transfer listesine uygun olarak araç ve personel seçimi yapınız.
• · Hava alanı operasyonunda kullanılan araç ve gereçleri hazırlayınız.
• · Hava alanı operasyon sorumlusu ile irtibata geçerek uçuşların son durumunu
• öğreniniz. Değişiklikleri transfer listesine kaydediniz.
• · Araç personeliyle, transfermenlerle ve otel rehberleri ile irtibata geçiniz. Onlara
• görevlerini bildiriniz.
• · Belirlenen misafir gruplarına göre araçları numaralandırarak, araçların
• zamanında transfer mevkiine ulaşmalarını sağlayınız.

• · Karşılaşılabilecek olası sorunlara hazırlıklı olunuz.
• · Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
• · Koordinasyona dikkat ediniz.
• · Unutmayın, zamana karşı yarışıyorsununuz.
• · Pratik olunuz.
• · Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
• · Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
• · Gülümseyiniz.

ME VE DEĞERLENDİRME

 GELİŞ TRANSFERİ

 Konukların Hava Alanı İşlemleri

  Hava Alanında Konukların Karşılanması

Hava alanı geliş (arrival) terminalinde beklenerek konuklar karşılanır.

 Konukların Gümrük, Vize, Pasaport İşlemlerinin Yapılması

Konuklar gümrük, vize, pasaport işlemleri sırasında problemle karşılaşırlarsa, onlara yardımcı olunur. Bugün, pek çok ülke vatandaşı ya vizesiz ya da bandrol vize (hava alanında) alarak ülkemize girmektedir. (Detaylı bilgi:  www.disisleri.gov.tr adresinden edinilebilir.)

  Konukların Kayıp-Hasarlı Bagaj Sorunlarının Çözülmesi, Emanet Eşya İşlemlerine Yardımcı Olunması

Konukların, kayıp ve hasarlı bagajları varsa bu konuda yardımcı olunur. Kayıp bagajlar için hava yolu şirketine başvurularak kayıp formu doldurulur. Emanet eşya bırakmak isteyen yolcular, emanet eşya bırakma ofisine götürülür

 Geliş Transferini Gerçekleştirme İşlemleri

 

Konukların Acente Standında Toplanarak Transfer Aracının Numarasının İletilmesi

Gelen yolcular acente standı önünde toplanır. Gelen yolcu listesinde isimleri olup olmadığı kontrol edilir. Gelen yolcular işaretlenir ve binecekleri transfer aracının numarası söylenir.

  Transfermen Tarafından Araç Başında, İsim Listesinden Gelen Konukların İsim

Kontrolünün Yapılması

Araç başında, isim listesinden gelen yolcuların tekrar kontrolü yapılır. Bagajları alınarak araca yerleştirilir.

 Tüm Konuklar Binince Hareket Edilmesi

Konuklar, araca binince sayım yapılır ve problem yoksa hareket edilir.

  Konukların Topluca Selâmlanması ve Transfermenin Kendini Tanıtması

Transfermen, konukları selâmlar, kendisini ve kaptanı tanıtır.

 Voucher Kontrolünün Yapılması ve Teşekkür Edilmesi

İsim listesine göre transfer voucher?ları (hizmet belgesi) yolculardan toplanır.

Voucher, turistin satın aldığı hizmetleri gösteren ve tur operatörü tarafından verilen belgedir.

Voucher?in bir kopyası transfer için transfermen tarafından alınır. Bir kopyası ön büro tarafından otele girişte alınır, bir kopyası misafirde kalır.

 Hava Alanından Çıktıktan Sonra Transfer İnfosunun Verilmesi (Genel, Varış Ülkesi Hakkında, Seyahat ile İlgili, Turistik İşlemler ile İlgili vb.)

Yolda, genel olarak yolculuk, transfer süresi, oteller, hoş geldiniz kokteyli, ülke hakkında kısa bilgi, döviz, telefon, ulaşım vs. hakkında bilgi verilir.

 Otellerin Ön Büro Bölümüne Kadar Konuklara Eşlik Edilmesi

Konaklayacakları otellere gelindiğinde, her yolcunun bagajları indirilir, konuk ile otel resepsiyonuna gidilir ve konuğun otele yerleşmesi sağlanır.

 Transfer Bitiminde Transfer Raporunun Hazırlanıp Ofise Teslim Edilmesi

Transferin bitiminde bir rapor düzenlenerek ofise teslim edilir.

Geliş transfer raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:

• · Transfer tarihi, saati ve buluşma noktası
• · Transfer aracı ve transfermen
• · Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
• · Transfer güzergâhı
• · Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar, problemler ve çözümler

İşlem Basamakları Öneriler

• · Hava alanında kullanılacak araç ve gereci eksiksiz hazırlayınız ve operasyondan gelen transfer listesine uygun olarak hava alanında konukları karşılayınız.
• · Konukların, hava alanı işlemlerine; hava alanı operasyon sorumluları ile koordineli çalışarak yardımcı olunuz.
• · Geliş transferini, gelen yolcunun yabancı dilinde hatasız gerçekleştiriniz.
• · Otellerin ön bürosuna kadar konuklara eşlik ediniz.
• · Transfer bitiminde, transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
• · Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
• · Koordinasyona dikkat ediniz.
• · Unutmayınız. Zamana karşı yarışıyorsunuz.
• · Pratik olunuz.
• · Yabancı dillerde bölgeni tanıtan yayınları okuyunuz.
• · Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
• · Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
• · Gülümseyiniz.

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

VE DEĞERLENDİRME

 DÖNÜŞ TRANSFERİ

 Dönüş Transferi Hazırlıkları

 Rezervasyon Departmanından Gelen Dönüş Uçuş ve Dönüş Yolcu Listesinin

Alınması

Rezervasyon Departmanından, gelen dönüş uçuş ve dönüş yolcu listeleri alınır.

 Konaklama İşletmelerinin Uçuş Saatlerine Göre Gruplandırılması

Dönüş uçuş saatleri dikkate alınarak uygun olan oteller gruplandırılır.

 Hava Alanına En Uzak Konaklama İşletmesinden Başlayarak Dönüş Transferi

Alınış Saatlerinin Ayarlanması

Aynı araçla transferi yapılacak yolcuların dönüş saatleri, tahmini transfer süresi de dikkate alınıp uçuş saatinden en az 2 saat evvel, hava alanında bulunmaları sağlanacak şekilde ayarlanır (Tahmini transfer süresi 60 km/saat ve her bir otel için 5 dakika bekleme süresi önerilir). Örnek: Antalya ? Xanadu Otel : 45 km, Hava alanı ? Xanadu Otel : 30 km

 Dönüş Transferi İçin Araçların ve Elemanların Görevlendirilmesi

Dönüş transferi operasyonu için uygun araçların ve personelin görevlendirilmesi yapılır.

 Dönüş Transferi Alınış Saatlerinin Misafirlere Duyurulması

• · Belirlenen transfer saatleri, konuklara bildirilir. Bildirme işlemi, birkaç yöntemle olur.
• · Otelde görev yapan otel rehberine bildirilerek lobideki acenta standına asılır.
• · Standı olmayan otellerde, doğrudan yolcuya iletilmek üzere faksla bildirilir.

 Dönüş Transferi İşlemleri

 Ulaşım Aracı İle Buluşularak İlk Otele Hareket Edilmesi

Transfer günü, buluşma noktasında transfer aracı ile buluşulur ve transfer yapılacak ilk (hava alanına en uzak mesafedeki) otele hareket edilir.

 Konukların Otellerden Sırayla Alınması ve İsimlerinin Transfer Listesinden

Kontrol Edilmesi

Varılan her bir otelde konuklar, isim listesinden kontrol edilerek ve bagajları yüklenerek araca alınır. Hazır olmayan yolcular, kısa bir süre aranır (transferi aksatmayacak kadar). Yolcu bulunamadığı takdirde, otelin resepsiyonundan, otele gelindiğini ve aramalara rağmen yolcunun bulunamadığını ifade eden bir yazı alınarak hareket edilir.

 Konukların Topluca Selâmlanması, Transfermenin Kendini Tanıtması

Araçlar hareket edince transfermen, kendisini ve kaptanı tanıtır ve dönüş transferine başlanır.

 Tatillerinin Nasıl Geçtiğinin Sorulması ve Düşüncelerinin Alınması

Konuklara ilgi gösterilir, problem yaşayıp yaşamadıkları öğrenilmeye çalışılır. Acente anket uygulaması yapıyor ise açıklama yapılarak formların doldurulması sağlanır ve formlar toplanır.

Dönüş İnfosunun Verilmesi

Konuklar transfer süresi, uçuş ve varış saatleri, hava alanında yapmaları gerekenler konusunda bilgilendirilirler.

Hava Alanına Girişte veya Acente Standına Varıldığında, Uçaklarının Şalter

Numaralarının, Transfermen Tarafından Hava Alanı Operasyonundan Öğrenilip

Konuklara İletilmesi

Hava alanına varıldığında, konukların uçacakları hava yollarının check-in kontuarlarının numaraları bildirilir.

Araçtan Çıkan Konukların Hava Alanından Uğurlanması

Yolcular, iyi dilekler iletilerek uğurlanır.

 Transfer Bitiminde Transfer Raporunun Hazırlanıp Ofise Teslim Edilmesi

Transferin bitiminde bir rapor düzenlenerek ofise teslim edilir.Dönüş transfer raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:

• · Transfer tarihi, saati ve buluşma noktası
• · Transfer aracı ve transfermen
• · Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
• · Transfer güzergâhı
• · Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar, problemler ve çözümler

İYETİ

İşlem Basamakları Öneriler

• · Hava alanında kullanılacak araç ve gereci eksiksiz hazırlayınız.
• · Operasyondan gelen transfer listesine uygun olarak otellerden alınan konukları, hava alanına götürünüz.
• · Transfer sırasında, bildiğiniz yabancı dilde, dönüş infosu veriniz.
• · Konukların hava alanı işlemlerine, hava alanı operasyon sorumluları ile koordineli çalışarak yardımcı olunuz.
• · Transfer bitiminde, transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
• · Dikkatli ve sabırlı olunuz. Tatlı dilin rolünü unutmayınız.
• · Konuştuğun yabancı dilde kendi alanınızla ilgili bilmediğiniz kelimeler varsa öğreniniz ve bunları tekrarlayınız.
• · Koordinasyona dikkat ediniz.
• · Unutmayınız. Zamana karşı yarışıyorsunuz.
• · Pratik olunuz.
• · Gerektiğinde sorumluluk alınız, karar veriniz ve uygulayınız.
• · Kişisel bakımınıza ve giyiminize özen gösteriniz.
• · Gülümseyiniz.

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

ARA TRANSFER

Ara transfer, çok sık rastlanan bir transfer türü değildir. Bazen kaldıkları oteli beğenmeyen veya tatillerinin kalan süresini başka bir otelde geçirmek isteyen konuklar çıkabilir. Otel değiştirmek amacıyla yapılan bu transfere ara transfer denir.Ya da tur operatörü ile imzalanan anlaşmada bulunan otel sayısı standartını aşan durumlarda ara transfer yapılır.Örneğin, tur operatörü ile imzalanan anlaşmada bir seferde en fazla 5 otele girilebiliyorsa ve 7 otele dağıtılacak yolcu varsa 2 otel için ara transfer yapılır.Ara transferin diğer bir şeklide, büyük araçların giremeyeceği yollar için küçük transfer aracının seçilmesi ve transferin  gerçekleştirilmesidir.

 Ara Transfer Hazırlıkları

 Ara Transfer Listelerinin İncelenmesi

Ara transfer isteyen konukların isimleri, sayıları ve otellerinin bulunduğu listeler

incelenir.

 Büyük Araçların Giremeyeceği Konaklama İşletmelerinin Tespit Edilmesi

Ara transferde, büyük araçların giremeyeceği oteller varsa bunlar belirlenir. Bu duruma uygun küçük araçlar görevlendirilir.

 Otel Değişikliği İsteyen Misafir Listesinin Hazırlanması

Otel değişikliği isteyen konukların ara transfer listesi, misafir sayısı göz önüne alınıp gruplandırılarak hazırlanır.

 Ara Transferde Görev Alacak Kaptan ve Transfermen İçin Görev Listesinin

Hazırlanması

Mevcut transfermenler ve araçlar dikkate alınarak:

• · Öncelikle, bölgede aracımız olup olmadığına bakılır.
• · Günün herhangi bir saatinde (mümkünse 09:00-14:00 arası) ara transfer yapılacak bölgeden, başka transfer ya da benzeri işler olup olmadığına bakılır ve görevlendirme yapılır.

Konaklama İşletmelerinin Birbirine Olan Uzaklığına Göre Misafirlerin Alınış

Saatlerinin Belirlenmesi

Transferi yapılacak tesisler arası mesafeler, dikkate alınarak misafirlerin alınış saatleri belirlenir.

Ara Transfer Listesinin Hazırlanması

Ara transfer Listesi hazırlanır.

 Ara Transfer Alınış Saatlerinin Misafirlere Duyurulması

Dönüş transferi uygulamasında olduğu gibi transfer saatleri misafirlere bildirilir. Bu listeler otel lobisindeki duyuru panosuna asılır veya faksla otele gönderilir.

Ara Transfer İşlemleri

Ara Transfer Aracı ile Buluşularak Otele Hareket Edilmesi

Transfermen, kendisine verilen buluşma saatinde ve yerinde, transfer aracı ile buluşarak transferi yapılacak yolcunun konakladığı tesise hareket eder.

Otelden Misafirin Alınması

Misafir, transfer saatinde otelinden alınır ve hareket edilir.

 Transfermenin Kendini Tanıtması

Transfermen, konuklara kendisini ve kaptanını tanıtır.

Misafire Otelin Ön Büro Bölümüne Kadar Eşlik Edilmesi

Otele varıldığında, misafirle birlikte ön büroya gidilir. Misafirin otele giriş işlemleri yaptırılır.

 Transfer Bitiminde Ara Transfer Raporunun Hazırlanarak Ofise Teslim

Edilmesi

Ara transfer raporunda aşağıdaki bilgiler yer alır:

• · Transfer tarihi , saati ve buluşma noktası
• · Transfer aracı ve transfermen
• · Transferi yapılan yolcu adı ve sayısı
• · Transfer güzergâhı
• · Varsa, transfer sırasında karşılaşılan aksaklıklar ve problemler

Transfer bitiminde, ara transfer raporu düzenlenerek ofise teslim edilir.

UYGULAMA FAALİYETİ

İşlem Basamakları Öneriler

• · Rezervasyondan gelen ara transfer listesini inceleyiniz.
• · Ara transfer hazırlıklarını yapınız.
• · Ara transferi hatasız gerçekleştiriniz
• · Transfer bitiminde transfer raporu hazırlayıp ofise teslim ediniz.
• · Dikkatli ve sabırlı ol. Tatlı dilin rolünü unutma.
• · Konuştuğun yabancı dilde, kendi alanınla ilgili bilmediğin kelimeler varsa öğren ve bunları tekrarla.
• · Koordinasyona dikkat et.
• · Gerektiğinde sorumluluk al, karar ver ve uygula.
• · Kişisel bakımına ve giyimine özen göster.

  

İSTATİSTİKÎ LİSTELERİN

HAZIRLANMASI VE DOSYALANMASI

İstatistikler, geçmişte yapılan uygulamalar ve sonuçlarının incelenerek gelecekte

alınacak kararlara yön veren iş ve işlemlerdir. Bu nedenle kayıtlar çok ciddi tutulmalı ve bu

kayıtlardan yararlanılmalıdır.

Geçmiş Dönemlerde Kullanılan Araçlarla İlgili İstatistikî Liste

Hazırlanması

Bir önceki sezon karşılanan yolcu sayısı, yolcuların konakladıkları bölgeler,transferlerde kullanılan araçlar ve toplam personel sayısı, gerek çalışanların gerekse misafirlerin rapor ve anketlerine yazdıkları problemler ve bu problemlerin kaynaklarının bilinmesi, bir sonraki sezonda daha iyi servis vermenin, %100 misafir ve personel memnuniyetine ulaşmanın şartıdır.

Geçmiş dönemlerde kullanılan toplam araç sayısı, yapılan iş hacmi, harcanan akaryakıt ve toplam bakım onarım giderlerinin analizi, verimliliği ölçmek açısından çok önemlidir. Seyahat acenteleri birer ticarî işletmedir. Bu işletmelerde kârlılık esastır, kâr etmeyen hiçbir kurum yaşamını sürdüremez. Geleceği doğru plânlamak, ancak geçmişe ilişkin iş ve işlemlerin doğru kaydedilmesi ve analizi ile mümkündür.

 Geçmiş Dönemlerde Transferlerde Görev Alan Elemanlarla

İlgili İstatistikî Liste Hazırlanması

Transferlerde görev alan elemanlarla ilgili istatistiki liste hazırlanmasının asıl  amacı,transfermenler arasında adaletli görev dağılımı yapabilmektir.

Sevgi GÖKTEPE

Ögretim Görevlisi

Marmara Universitesi Turizm Otelcilik Bölümü

Makale Salih Kılınboz Trafından yazılmıstır.

KAYNAK

T.C.MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP KONAKLAMA VE SEYAHAT HİZMETLERİ TRANSFER OPERASYONU ANKARA 2007